Vad händer med de kommunala arkiven i dessa privatiseringstider?

16 april 2008 16:47 | Konst & museum, Media, Politik, Ur dagboken | Kommentering avstängd

Jag sitter inte bara i kulturnämnden i Uppsala utan också i dess arkivutskott, dessutom också (via kulturnämnden) som kommunens representant i Folkrörelsearkivets styrelse. I måndags var jag med på Folkrörelsearkivets styrelsesammanträde inför det kommande årsmötet. Och i går var jag på arkivkonferens i Västerås, ett seminarium för arkivmyndigheterna i Västerås, Uppsala, Eskilstuna och Örebro.

Trenden just nu är att kommunerna låter kulturnämnder eller motsvarande vara arkivmyndigheter. I Uppsala är det kulturnämnden som har den här uppgiften. I Örebro är det kultur- och medborgarnämnden, i Eskilstuna kultur- och fritidsnämnden och i Västerås kultur-, idrotts- och fritidsnämnden. Det här innebär, att man har lagt Stadsarkivet på respektive ort under nämnd nämnd, vilket kan synas naturligt utifrån det faktum, att stadsarkiven har uppgifter som man kan hänföra till begreppet kulturarv.

Det knepiga här är att medan flertalet uppgifter, som ligger på de här nämnderna är frivilliga åtaganden för kommunerna, får de – i och med att stadsarkiven läggs under dem och de därmed blir arkivmyndigheter – också lagreglerade uppgifter om hand.

På arkivområdet ställs då kulturnämnderna et cetera inför mycket speciella uppgifter:
De ska genom tillsyn, anvisningar och utbildning se till att andra kommunala organ – i andra avseende sidoställda dem, ibland också överställda dem – fullgör sina arkivuppgifter och i slutändan överlämnar sina arkivalier till Stadsarkivet.
De ska garantera rättssäkerhet: medborgarna måste kunna lita på att information och dokumentation, som de kommunala myndigheterna skapar kring dem, är tillgängliga för dem själva på kort och lång sikt.
De ska garantera insyn: medborgarna (och media!) måste, både på kort och lång sikt, ha insyn i de kommunala verksamheterna.
De ska genom dokumentation och bevarande överlämna ett kulturarv till kommande generationer.

Kring allt detta finns en rad både välkända och nya problem för politiker så väl som tjänstemän:

Lagstiftningen som reglerar det här är tydlig men tandlös när det gäller sanktioner. En av diskussionspunkterna vid västeråsseminariet var följaktligen, hur man får granskade objekt, till exempel nämnder, att leva upp till de krav som ställs i fråga om registrering, ordning, förvaring eller vad det nu kan vara. Samstämmighet rådde om att personalen vid stadarkiven, de som utför inspektionerna, inte ska dra sig för att föra upp fall av långhalning och tredskan till nämndens presidium, som sen kan gå vidare genom att bearbeta – gärna genom att påpeka att det rör sig om lagreglerad verksamhet, inte några fritt formulerade önskemål från kulturnämndens sida – den politiska ledningen för verksamheten i fråga.

En annan fråga som kom upp var det faktum att de nämnder som har ålagts arkivmyndighetsfunktionen har så breda uppdrag, att just arkivfrågorna riskerar att drunkna bland bibliotek, sporthallar, fritidsverksamhet och vad det kan vara. Jag berättade då, både inledningsvis och under grupparbetet, om den modell vi har valt i Uppsala: Kulturnämnden har där på olika områden inrättat beredande utskott, bland dem ett arkivutskott, bestående av två representanter för majoriteten och en för oppositionen. Stadsarkivarien och hennes medarbetare får därmed möjlighet till fördjupade och mer detaljerade föredragningar av aktuella problemområden. Denna fördjupade kunskap finns därmed inom både majoritets- och oppositionsgruppen, och arkivutskottets ledamöter kan då lämpligen vid gruppsammanträdena välja att ta upp särskilt viktiga kommande frågor. Nämndledamöterna från övriga deltagarstäder visade stort intresse för den här uppsalamodellen, och det skulle inte förvåna mig, om den sprider sig.

Ett annat aktuellt fenomen, privatiseringen av kommunal verksamhet, tog jag upp redan i seminariets inledning, och frågan drog sedan till sig stort intresse under seminariet. Tdigare har, med få undantag, verksamheterna inom skola, barnomsorg, vård et cetera drivits i kommunal egenregi, och arkivarlierna från dessa verksamheter har sedan hamnat i Stadsarkivet. Sedan har, för att ta bara ett exempel, människor som har tappat bort sina betyg – det här är oerhört vanligt! – när de till exempel sökte nytt jobb kunnat få en ny kopia från Stadsarkivet. Men som bekant åker i dag verksamheter i omgångar ut ur respektive in i den kommunala verksamheten; en del av dessa verksamheter försvinner, fastän offentligt finansierade, för mycket lång tid eller för evigt ur den sfär där kommunen själv är utförare.

Att de i dag allt flera privatskolorna också ska ha arkiverat elevernas betyg på Stadsarkivet tar medborgarna uppenbarligen för givet – men detta är alls icke reglerat, varken så att de obligatoriskt måste göra detta, hur dokumenten i avvaktan på detta ska ordnas eller förvaras eller hur den samlade hanteringen ska finansieras – stadsarkiven har ju för övrigt inte obegränsade resurser till sitt förfogande, om nu någon privat utförare plötsligt, i efterhand, skulle komma på idén att lämna in alla sina arkivalier i en stor och kanske tämligen oordnad klump.

Socialdemokratiska och borgerliga politiker kan som bekant ha olika syn på omfattningen av dessa alternativa verksamheter inom den gemensamma sektorn, men också närvarande borgerliga politiker tycktes vara överens om att man måste se den här frågan i ett medborgarperspektiv: Om en privatskola till exempel avslutar sin verskamhet eller rent av går i konkurs, måste man kunna rädda åtminstone ett minimum av arkivalierna, till exempel betygen, över till Stadsarkivet.

Det är, fastän alltför få kommunala beslutsfattare än så länge tycks ha tänkt på saken, redan nu möjligt att i avtalen med privata utförare reglera den här frågan – men det är förstås då också viktigt att redan från början reglera den ekonomiska sidan av saken. Fast ännu bättre vore det, om man kunde lagreglera arkiveringsskyldighet och arkiveringsleveranser till Stadsarkiven i samtliga verksamheter, som åtminstoee till sin majoritet finansieras med offentliga medel.

Det här blev dagens kanske mest intressanta debatt, men man bör slutligen också nämna en sak, som främst togs upp av de närvarande cheferna för stadsarkiven och deras medarbetare:

Trots gallring ökar volymerna i de offentliga arkiven ständigt. Digital lagring (som ju dessutom ökar tillgängligheten) minskar visserligen behovet av utrymme, men den ständigt pågående teknikutvecklingen kräver ny maskinell utrustning och en ständig teknisk uppdatering av stora mängder lagrade dokument – helt enkelt om man vill att de ska vara fortsatt tillgängliga. Pappersarkivalier kan ligga i årtionden på en nylla utan att skadas, förutsatt att klimatförhållanden och annat sådant är reglerade på ett tillfredsställande sätt, men hanteringen av dokument i digital form kostar ständigt nya pengar.

Det har åtminstone jag förstått, och det är således min uppgift som kommunpolitiker att göra inte bara mina kolleger i kulturnämnden utan också kommunens budgetansvariga medvetna om faktum.

* * *

Av politikerna från kulturnämnden i Uppsala deltog i seminariet, utöver mig själv (s), två moderater, Johan Ridenfeldt och Anna-Karin Westerlund.

Vidare deltog från Uppsala stadsarkivarien Ingegerd Ström samt medarbetarna på Stadsarkivet Richard Hallgren, Sara Håkansson och Karin Stigsson. De deltog alla aktivt i diskussionerna.